年末の挨拶メールを社外に送る時のポイントをまとめました

年末といえば年末の挨拶に忙しい時期です。

年末挨拶に慣れていない人は、特に社外向けの挨拶をする時にどういう文章を書けばよいかわからない、そんな思いをしてはいませんか。

そこで今回は社外に年末の挨拶をするときのポイントをまとめました。

社外向けの年末挨拶に使えるテンプレートサイトも紹介しているので、参考にしてくださいね。

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 年末挨拶をそもそも送る理由とは?

 

年末に挨拶をすることそのものを煩わしく思っている方もいるでしょう。

中には「年末挨拶の時間で他の仕事ができるだろう」と考える方もいらっしゃいます。

 しかし、年末の挨拶の意味はお世話になったことを感謝するところにあります。

仕事をする上で様々な人の助力があると思います。

このお礼と感謝を年末の挨拶でするところに年末の挨拶の意味が込められています。

 本当なら面と向かって挨拶をするのが一番良いのですが年末は挨拶以外でも多忙な時期。

出来るならメールで簡単に済ませたいです。

それに相手方にとってもメールでの挨拶は必ずしも印象が悪いとは言い切れません。

面と向かっての挨拶は「真摯な対応で好感が持てる」と考える方も多いですが「対応に時間を取られる」と煩わしく思う人もいらっしゃいます。

そういう考えを持つ方の場合、メールでの挨拶は相手方にとってもスマートでむしろ好感が持たれる場合もあります。

 年末挨拶を送る時の【件名】【本文】でのポイント

 社外向けの年末挨拶は、基本的にフォーマルな感じが良いでしょう。

ただ、相手と親密な関係を築けている場合、逆に少し砕けた感じでも構いません。

【件名】のポイント

 一番大切なのは一目だけで年末の挨拶であることが分かるようにすること。

そのため「今年もありがとうございました」や「年末のご挨拶」などの方がより良いでしょう。

ぴぴちゃんぴぴちゃん

「年末のご挨拶(○○○○株式会社 平田より)」といった風に会社名と自分の名前を入れるのもポイント。

ただ、会社名と自分の名前は本文で入れても構いません。

【本文】のポイント

 先程書いた通り、メールで年末の挨拶をする意味は「相手の予定を配慮して簡単に済ませる」というところにあります。

なのであまりに長すぎる本文は避けるべきです。

要件を簡単に説明するのがポイント。

 そして年末年始の休みの予定と営業開始予定も記載しておくのも基本です。

 

ぴぴちゃんぴぴちゃん

具体的にどういうところでお世話になったのかも入れておくと印象も良くなりますよ。

 メールを送るタイミング

 相手方にメールを送るタイミングは相手方の会社の最終営業日の1週間前~3日前に出しておくのがよいでしょう。

 【無料】社外向け年末挨拶テンプレートのサイトを紹介します

 最後に無料で使える社外向けの年末挨拶テンプレートサイトを紹介します。

URLをクリックしたらダウンロードページに飛びます。

年末挨拶メール(冬期休暇案内)の無料テンプレート・フォーマット | ボクシル テンプレート

年末挨拶メール(冬期休暇案内)の無料テンプレート。その他、履歴書・領収書・プレゼン資料等、ビジネスで使用するテンプレート・フォーマット・書式を無料でダウンロード。デザイナーが作成したスタイリッシュで高品質なテンプレートを豊富にご用意しています。ボクシルでは法人向けSaaSを無料で比較・検討し、『資料請求』できます。ホワイトペーパーや特集記事等でサービス選びに役立つ情報提供も行っています。

こちらは基本的でシンプルな形式の年末挨拶文です。本文に年末営業と差出人を入れる欄が大きめで、業務連絡とイメージが近いテンプレートになっております。

 

https://www.bizocean.jp/doc/detail/103947/

 

こちらは年末営業の入れる欄も小さく、本文に差出人を入れる欄もないので、とてもコンパクトな年末挨拶文です。相手先が忙しいことが分かっている場合はこちらの方がよろしいでしょう。

年末の挨拶状03|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】

年末の挨拶状03ページです。おかげさまで本年は、弊社業績も順調に推移し、これもひとえに皆様の温かいご支援の賜物と、社員一同深く感謝致しております。との旨を伝える歳暮(年末)の挨拶状テンプレートです。…

こちらは2種類のテンプレートが存在します。

 上のテンプレートは、本文中に「感謝のおしるしとして、本日、○○デパートから、日本酒をお送りいたしました。よろしくご笑納ください。」の一文が入っている所が特徴です。

贈答品を送りたいクライアント様がいる方にうってつけです。

 下のテンプレートは縦書きになっておりシンプルなテンプレート分になっております。

 

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年末の挨拶メールを社外に送る時のポイントをまとめましたまとめ

 クライアントに1年お世話になったお礼を返すためにも、年末挨拶は大切です。

忙しい相手方のためにも、対応が簡単に済むメールの方がよろしいでしょう。

 そして、年末挨拶をメールで送るポイントは

  •  件名は簡単に、年末挨拶であることが分かる内容で
  • 件名か本文内に、会社名と自分の名前を入れる
  • 本文は、あまり長すぎず要件を簡単に済ませる
  • できれば具体的に何でお世話になったかを入れる
  • 年末年始の休みと営業開始日時を入れる

 5つになります。

 年末の仕事は忙しくどうしても対応を忘れがちです。

しかし、お世話になったお礼を欠かしてはいけません。感謝の気持ちを伝えるためにも、年末の挨拶メールを送りましょう。